よくある質問

DX (デジタルトランスフォーメーション) とは、

• デジタル技術を浸透させることで人々の生活をより良いものへと変革すること
• 既存の価値観や枠組みを根底から覆すような革新的なイノベーションをもたらすもの

です。
学術団体の運営に革新をもたらします。 エクセルシートでの会員管理や、銀行振り込みの明細をチェックする作業などとは無縁となります。

以下のようなお悩みをお持ちの、中～小規模の学術団体を対象としています。

• 会員情報の管理に苦労している
• 会費の管理に苦労している
• 会員からの問い合わせに苦労している
• ウェブサイトの情報の書き換えに苦労している
• 事務局機能を外部委託しているが、費用が割高だと感じる
• 学術集会を開催している
• 講習会/教育セミナーを開催している
• 幹事会などのWeb会議を行う際に時間制限があって困る

導入時に必要な専用のウェブサイト(ホームページ)の構築費用と、 その後の維持管理費用が必要となります。
詳細は費用の説明をご覧ください。

会費請求などの作業がほぼ自動化されますので、人件費を削減できます。 また、請求書や領収書の郵送が不要になります。
そのほか、Web 会議にかかる費用を削減できますし、 学術集会や講習会・教育集会での受付業務を大きく削減できますので、学会サービスへの外注コストを減らせます。
そのため、学術団体DXシステムの利用料金やオンライン決済・決済代行プラットフォーム(Stripe)に支払う手数料を差し引いても、 コストが削減できることがほとんどです。

ウェブサイトの基本構造は同じですが、配色やフォントは自由に設定していただけますし、メニューの構成や表示位置もご希望に応じます。 また、ページごとの表示内容も自由に設定していただけます。
ただし、特殊なエフェクトやブロック配置などには対応できない場合があります。 外部ライブラリの導入には対応しておりません。

はい。必要ありません。
すでに作り込まれたホームページをお持ちの場合には、 「会員専用ページ」として学術団体DXシステムのウェブアプリの機能(会員管理など)の部分だけをリンクさせてご利用いただくことができます。

しかし、新規に構築するメリットは多くあります。
もしもホームページが古い場合や、ページ数が少ない場合には、ぜひ内容を移行して刷新することをお勧めします。

• ホームページの管理費用を別に支払う必要がなくなり、コスト削減できます。
• 学術団体DXシステムが提供するウェブサイトは、ワードやエクセルの編集ができる知識があれば内容を修正できるようにしてありますので、いちいち業者に修正を依頼する必要がなく、情報更新のタイムラグが生じません。

独自にドメインをお持ちの場合は、ドメインを移管することで、同じ URL アドレスを引き続きご利用いただけます。
お持ちでなければ、EMUYN にてアドレスを無料でご用意いたします。
後日アドレスを変更することもできます。

PHP および Javascript に精通したエンジニアがいらっしゃる学術団体様であれば、システム全体を各使用者様の管理下のサーバーで稼働させることも可能です。 その場合には、内部マニュアルやソースコードを含め、すべての資料をお渡しします。 ご自身のサイト内で改変してご利用いただくことは自由です。

以下の制限がありますのでご注意ください。

1. EMUYN LLC が保守管理することはできません
2. バージョンアップは適用されません
3. ソースコードの著作権は EMUYN LLC が保持します 費用についてはご相談ください。

ユーザーからの入力にはセキュリティ対策がなされています。

• 全ての入力フォームは、Google の reCAPTCHA 認証システムにより不正利用やスパムの対策をしています。

  • データ送信者が人間なのかロボットかを判定し、ロボットによる自動送信をブロックしますが、AI が自動判定するため、ユーザーに余分な手間を強いることはありません。
• 学術集会の演題登録では、発表に用いるファイルはアップロードの際にウィルススキャンが行われます。サイズが大きなファイルはクラウドのリンクを登録する運用で、その URL の安全性は登録時に検査します。

また、各学術団体様に属する会員などの個人情報の管理については、 個人情報の管理について に記載の通り厳格に管理しています。

当社によるマーケティングのために利用することはありません。 また、会員の個人情報を扱う業務を第三者に委託することはありません。

はい。自動で毎日バックアップされます。

• サイトを構築するデータは、毎日バックアップしています。

  • 災害対策として、物理的に離れた複数箇所に保管しています。
• 会員情報などのデータベースは、１か月前まで保管しています。

  • なんらかのトラブルが生じた場合は、過去に遡って復旧できます。
• 各利用者様には、ご要望に応じて、データベース上の全てのデータを、データベースを再構築可能な SQL (ISO 標準規格のデータベース言語) 形式のファイルにてお渡しすることもできます。

学術団体DXシステムでは、会員その他への連絡手段は電子メールを基本としています。
事務局や幹事などは、それぞれの役割に応じて、ウェブサイトから会員に電子メールを一斉送信することができます。
送信内容はデータベースで管理され、複数の担当者が共有できるようにしてあります。

会員の住所ラベルやハガキの表面の印刷機能があります。

会員には、複数の種類を設定可能であり、会費が異なる複数のグループがあっても対応できます。
構築時に、それぞれの学術団体に合わせてカスタマイズします。
さらに、各種委員は必ず有料会員でなくてはならない、などのルールを柔軟に設定することができます。
また、資格情報なども会員情報として登録できます。

クレジットカード払いを自動処理できるのは当然ですが、学術団体DXシステムでは、銀行振り込みも自動処理が可能です。
事務局は、会員に支払いページへのリンクを記載した会費請求のメールを送付します。
会員は、支払いページから支払い方法を選択しますが、請求書を表示・印刷して銀行振り込みすることができます。
この場合の口座番号は、請求ごとに異なる「使い捨て」口座ですので、支払者を確実に特定することができるため、自動処理が可能となっています。
これまでのように、振り込み人氏名が空欄の振り込みが一体誰からなのか調べるなどの徒労から解放されます。

以下の理由から、Stripe を利用しています。

• 利用コストが安い - クレジットカードの利用手数料+α 程度です。
• 銀行振り込みに対応している
• 領収書や請求書の発行が無料
• 利用者がアプリをインストールしたり、Stripe の会員になったりする必要がない
• 自動処理と連携させられるため、手作業で入金処理をする必要がない
• 日本語のマニュアルが充実していてわかりやすい
• クレジットカード情報などを管理する必要がない

詳細はStripe のサイトをご確認ください。

学術集会の運営を支援するための、以下の機能が用意されています。

• 参加登録、参加費用の徴収、参加者のデータ登録、参加者への連絡、入場確認
• 演題登録、抄録集の自動作成、演題登録者への連絡、発表用ファイルの保管
• 当日の進行と発表資料ファイルの表示 などの機能を有します。

以下の機能で、参加者管理を全面的にサポートします。

• 参加登録

  • ウェブで完結します。
  • 参加費はオンラインで支払いますので、現金の管理は不要です。
  • 支払いの際にアプリのインストールや決済代行システムへのユーザー登録は不要です。
  • クレジットカードなどの情報を管理する必要はありません。
  • 参加登録票の QR コードによる参加確認
• 受け付けアプリで QR コードを読み取れば、参加情報がデータベースに登録されます。

  • 抄録集などをウェブに準備できます
• ウェブ参加・オンデマンド参加 のための ID / パスワード 発行 (共通パスワードも可)

学術集会への参加登録から参加費の支払い、参加確認までは、ウェブ内で完結します

• 参加希望者は、サイト内の案内ページのボタンから参加登録ができます。

  • 事前に設定しておいた開催期間などに応じて、案内ページの表示は自動的に変化します。
• 参加者には、クレジットカード、コンビニ支払い、銀行振込にて参加費をお支払いいただきます。
• メールで送られる参加登録証の QR コードを、Android や iPhone を用いて認証アプリで読み取ると、参加確認ができます。
• 参加された時刻などは、データベースに保存されます。

以下の機能で、発表演題の管理を全面的にサポートします。

• 演題登録

  • ウェブで完結します。
  • 発表用資料をアップロードできます。
• 演題採否の選定

  • 採否の連絡をウェブ上からメール配信で演題登録者に配信できます。
• 発表セクションの設定

  • ドラッグアンドドロップによる直感的な操作で発表セクションの設定や順序の並べ替えができます。
• 抄録集の作成

  • 設定に応じて、抄録集を自動生成します。
  • ウェブに表示されますので、PDF で出力可能です。出力後にワードに変換して編集できます。
  • EMUYN 学術団体 DX システムで自動作成した抄録集のサンプル

標準機能にて、以下のような抄録原稿を出力することができます。

講習会や教育集会の運営を支援するための、以下の機能が用意されています。

• 参加登録、参加費用の徴収、参加者のデータ登録、参加者への連絡、入場確認
• 資料ファイルの保管と配布 などの機能を有します。

以下の機能で、受講者管理を全面的にサポートします。

• 参加登録

  • ウェブで完結します。
  • 参加費はオンラインで支払いますので、現金の管理は不要です。

    • 支払いの際にアプリのインストールや決済代行システムへのユーザー登録は不要です。
    • クレジットカードなどの情報を管理する必要はありません。
• 採否の選定

  • 採否の連絡をウェブ上からメール配信で参加希望者に配信できます。
• 参加登録票の QR コードによる参加確認

  • 受け付けアプリで QR コードを読み取れば、参加情報がデータベースに登録されます。
• 講習会のテキストなどをウェブに準備できます
• ウェブ参加・オンデマンド参加 のための ID / パスワード 発行 (共通パスワードも可)

  • 連携するウェブ会議やオンデマンドに合わせて設定可能です (作業費用が別途発生します)。

講習会や教育集会の参加費が比較的高額な場合、決済代行業者への手数料が比較的大きくなってしまいます。 支払期日がはっきりした定額の集金であれば会計処理の負担がそれほど大きくないので、手数料を節約したい場合もあると思います。
そのような場合は、お打ち合わせの段階でご指示いただければ、システム構築の段階で、決済代行業者を利用しないように設定することも可能です。

人数無制限・時間無制限の Web 会議を追加料金なしでご利用いただけます。

• 本システムのご契約団体様に対しまして、いわゆるウェブ会議の機能を提供します。

  • 人数無制限・時間無制限のウェブ会議を開催していただけます。
  • 会議の参加者は、幹事、役員および招待者です。
  • 追加料金は不要です。
• JitsiMeet のサーバーを、EMUYN LLC が独自にホストし、本システムの利用者様専用に開放しています。
• ZOOM などと違って、面倒な事前設定は必要ありません。

Web 会議を主催するための手順は以下の通りです。

• 会議の日時を決めます。
• 一斉メールにて、参加者へ連絡します。
• 時間が来たら参加者はメールのリンクから Web 会議のページのボタンをクリック。

…それだけです。

本システムでは、ウェブサイトのデータと、Google Drive の内容が密に連携します。連携させるための作業は EMUYN LLC が行います。 ご自身で書き換えていただく文章の原本は Google Drive の書類として保存します。これを修正すると、自動的にサイトの表示が変わる仕組みです。

学術集会の発表演題のプレゼンテーション資料のアップロード先も Google Drive です。 また、デフォルトのメールアドレスも Google Mail とします。例えば会員からのお問い合わせは、Google Mail で転送設定して各担当者へ振り分けます。

その他にも、いくつかの Google アカウントとの連携を行っています。

本システムは、EMUYN LLC が管理・運営しています。 天変地異もしくは戦争など不可抗力による場合を除いて、ご契約後 5 年間の稼働を保証します。

すべてのファイルは、物理的に異なる複数の場所にバックアップしてあります。 各利用者様には、ご要望に応じて、データベース上の全てのデータを、データベースを再構築可能な SQL 形式のファイルにてお渡しします。

システム全体を各使用者様の管理下のサーバーで稼働させることも可能です。 その場合には、内部マニュアルやソースコードを含め、すべての資料をお渡しします。 ソースコードの著作権は EMUYN LLC が保持するものとしますが、改変しての利用は自由です。 費用についてはご相談ください。

なお、万一、EMUYN LLC が本システムのメインテナンスを継続することができない事態に陥った場合にも、以下の対応にて、すべての機能を持続させることが可能です。

• 各利用者様には、データベース上の全てのデータを、データベースを再構築可能な SQL 形式のファイルにてお渡しします。
• システム全体を再構築するための全ファイルをオープンソースとして公開します。
• サーバーはその後 5 年間は稼働を継続します (サーバーをホストする業者への料金はプールしてあります)。