非営利の学術団体の活動において、効率の良い運営システムを準備することは容易ではありません。 特に、予算の限られる中小規模の学術団体では、ウェブシステムの開発を外注することは現実的ではありません。 その結果、一部のメンバーがボランティアベースで手作業の会員管理などを請け負い、大きな負担となっているという現状があります。

負担軽減のため事務局機能を外注した結果、会員一人あたりにかかる費用がその年会費以上となってしまい、 年会費を値上げせざるを得なくなったとの笑えない話もあります。

実際のところ、EMUYN の開発担当者の一人が幹事を務める団体でも同様の事態となりました。 それを受けて、全てを解決するためのシステムを開発することになりました。 そのシステムは、その他の多くの学術団体でも適用可能なように設計してあります。

コストと手間を確実に削減できますので、ぜひ多くの学術団体様でご利用いただきたいと思います。

本システムによる架空の学術団体のデモサイトをお試しになれます。 会費の支払いや、学術集会への演題登録など、さまざまな機能を実際にお試しいただけます。 (操作により生じた変更は翌日までにリセットされます)

ログインしていない訪問者から見ると通常のウェブサイトですが、 会員がログインすると、会員管理機能・学術集会支援機能・講習会/教育集会支援機能を有する 統合ウェブアプリ として機能します。 役員や事務局などがログインした場合には、それぞれの役割に応じて 会員への連絡や金銭管理など様々な業務を行うことができます。

すでにホームページをお持ちの場合は、 そのホームページに会員管理機能・学術集会支援機能・講習会/教育集会支援機能の部分だけをリンクさせることが可能です。 もちろん、構成と文言をコピーして同様の内容で再構築することもできます。 独自ドメインをお持ちの場合は、サイトのアドレスをそのドメインもしくはサブドメインに設定することができます。

ご用意するウェブサイト (ホームページ) のデザインは、デモサイトに準じたものになりますが、配色やフォントは変更可能です。 お好きな場所にご指定の画像を入れることができます。 また、Google Slides や YouTube を配置することができます。

運用開始後の内容の修正は、各々の団体様自身で容易に行えます。 外部業者に修正を委託する必要はありません。 対応する Google ドキュメントやスプレッドシートを修正 (ワードやエクセルとほぼ同じ操作) すればサイトに反映されるという仕組みですので、 「ホームページを修正するなんて無理無理」という方ばかりでも心配いりません。

なお、動的で高機能なサイトをすでにお持ちの場合は、一部の機能だけをリンクして不足を補う形でご利用いただくことも可能です。

稼働開始後に、新しく機能を追加したいという要望がありましたら、できるだけ応えてゆきたいと考えております。 お気軽にご相談ください。

お申し込みから契約まで	構築作業

支払われた会費は、数日以内に学術団体の銀行口座に、 決済代行システムの手数料 (決済成立ごと3.6%) を差し引いた額が振り込まれます。

会員に対して、運営側から一斉メールを送信して連絡ができます。 会費の請求も、未払いの会員だけを選択してメールを送信するなどできます。

全ての支払い状況は自動的にデータベースに登録されます。

• 支払い依頼の一斉メールを配信したら、あとは待つだけです。
• Stripe 経由で支払われたお金は、数日で各学術団体の銀行口座に振り込まれます。
• 会計係は、最終的な支払い状況を確認する必要がありますが、それも全て本システムのウェブ画面でできてしまいます。
  • 詳細は、Stripe のダッシュボードから確認できます。
• これまでのように、銀行の通帳と付き合わせる作業は必要ありません。
  • 氏名の記載のない振り込みが誰からなのか調べるといった不毛な作業から解放されます。

会計係による会費請求作業フローは以下の通りです。

未払い会員のリストから、対象者に会費の請求メールを送信し、 あとは支払いの結果を データベース内の支払い情報 にて確認するだけです。

デモサイト における架空の学術団体では、会員の種類として 会員, 世話人, 施設会員, 賛助会員 を設定しています。

これらの分類は変更できますので、システム構築の時の打ち合わせにて、学術団体の構成に合わせて設定します。
(大きな設計変更を伴う場合には対応できないことがありますのであらかじめご了承ください)

• 参加登録
  • ウェブで完結します。
  • 参加費はオンラインで支払いますので、現金の管理は不要です。
    • 支払いの際にアプリのインストールや決済代行システムへのユーザー登録は不要です。
    • クレジットカードなどの情報を管理する必要はありません。
• 参加登録票の QRコードによる参加確認
  • 受け付けアプリでQRコードを読み取れば、参加情報がデータベースに登録されます。
• 抄録集などをウェブに準備できます
• ウェブ参加・オンデマンド参加 のための ID / パスワード 発行 (共通パスワードも可)
  • 連携するウェブ会議やオンデマンドに合わせて設定可能です (作業費用が別途発生します)。

• 演題登録
  • ウェブで完結します。
  • 発表用資料をアップロードできます。
• 演題採否の選定
  • 採否の連絡をウェブ上からメール配信で演題登録者に配信できます。
• 発表セクションの設定
  • ドラッグアンドドロップによる直感的な操作で発表セクションの設定や順序の並べ替えができます。
• 抄録集の作成
  • 設定に応じて、抄録集を自動生成します。
  • ウェブに表示されますので、PDF で出力可能です。出力後にワードに変換して編集できます。
  • EMUYN 学術団体DXシステムで自動作成した抄録集のサンプル

学術集会当日には、進行用のページから、 演題登録者が事前にアップロードしたファイルを開くことができます。

すなわち、ファイル管理は不要となります。

• 参加登録
  • ウェブで完結します。
  • 参加費はオンラインで支払いますので、現金の管理は不要です。
    • 支払いの際にアプリのインストールや決済代行システムへのユーザー登録は不要です。
    • クレジットカードなどの情報を管理する必要はありません。
• 採否の選定
  • 採否の連絡をウェブ上からメール配信で参加希望者に配信できます。
• 参加登録票の QRコードによる参加確認
  • 受け付けアプリでQRコードを読み取れば、参加情報がデータベースに登録されます。
• 講習会のテキストなどをウェブに準備できます
• ウェブ参加・オンデマンド参加 のための ID / パスワード 発行 (共通パスワードも可)
  • 連携するウェブ会議やオンデマンドに合わせて設定可能です (作業費用が別途発生します)。

役員同士の会議などの目的に限ってご利用いただけます。

接続の保証が必要なウェビナーや、不特定多数が参加する目的にはご利用いただけません。

• システム構築時点での、会員情報の移行
  • ただし、CSV やエクセルなどの電子媒体のデータがある場合のみです。
• サイトの文言の修正
• 会員の分類や会費の設定と小範囲 (10ページ程度まで) の静的ページ構成の変更
• Google Drive との連携の設定
• 収納代行業者 (Stripe) との連携の設定
  • 設定作業が終了しお引き渡しの後にはパスワードの変更をお願いします。

• ページの構成の大幅な変更や追加
• もともとのパッケージに含まれない機能（デモサイトに存在しない機能）の追加
  • 新規機能の追加には相応の納期及びコストが発生します。お打ち合わせの段階でご相談ください。

• 有料会員数 100名までは年間 50,000円、追加20名ごとに10,000円です。
  • 例: 有料会員数 80名だと 50,000円、200名だと 100,000円 になります。
  • 無料会員はカウントされません。
  • 施設会員や賛助会員などの有料組織会員はカウントされます。
  • お支払いの時点での会員数に基づき自動計算されます。
• 前払いもしくは前期中のお支払いをお願いします。
  • 翌年分は、前年の10月以降にお支払いいただけます。
• 会員数が多い (300人以上) 場合などには、管理費用は割引させていただきますのでご相談ください。
• 非営利かつ公益性が高い学術団体様におかれましては、お申し出いただければ、EMUYN LLC にて検討し、管理費用は割引させていただきます。

• システムを運用するためのサーバー費用
• ウェブページの固定部分の文言の修正
  • 定期的に書き換える必要のある非固定部分は、各学術団体様で行っていただきます。
    • Google ドキュメントやスプレッドシート を書き換えると、対応したページの内容が修正される仕組みです。ワードで文章を書く要領です。
  • ページの構成を変更するような大規模な修正につきましては、別途費用が発生します。
• 会費徴収とその管理機能
  • 個人会員、組織会員 (施設会員、賛助会員) など設定可能です。
• 学術集会開催のツール一式
  • 演題登録、抄録集作成、当日の進行の機能
  • 参加登録、参加費徴収、入場管理
• 講習会/教育集会開催のツール一式
  • 参加申し込み、参加費徴収、入場管理
• ウェブ会議
  • 人数制限、時間制限はありません。
  • 幹事、学術集会委員、講習会委員など概ね30名以下のグループでご利用いただけます。一般会員全体を対象にすることはできません。
• 会員への個別化一斉メール送信機能
  • 送信メール数に上限はありません。
• データベースの定期バックアップ

• 会員への事務連絡や問い合わせへの回答などの事務局機能
  • メール配信などの作業は各学術団体様で行っていただきます。
    • 会員リストから絞り込んでのメール送信機能や、郵送ラベル作成機能などがありますので、事務作業は驚くほど容易です。
  • 特にご希望であれば、EMUYN で事務作業の代行を請け負うこともできますが、これは別途ご契約となります。
• 金銭の管理
  • 決済代行業者である Stripe との契約が別途必要です。

本システムにて、会員年会費、学術集会の参加費、講習会/教育集会の参加費の徴収と管理ができますが、 EMUYN はインターフェースを提供するのみであり、実際の徴収には決済代行業者である Stripe (後述) のシステムを利用します。

従って、各学術団体様にて Stripe とご契約いただく必要があります。

また、Stripe への手数料 (通常 3.6% とされています) は各学術団体様のご負担となります。 請求書や領収書の発行手数料はかかりませんので、振込用紙を郵送するコストよりも安価となる場合がほとんどです。

まずは、充分に デモサイト で機能をお試しください。 ユーザー登録など、全ての操作を自由に行っていただいて構いません。

メール送信の機能もお試しいただけますが、デモですので実際には送信されないようになっています。

専用の Google アカウントを取得してください。

本システムでは、ウェブサイトのデータと、Google Drive の内容が密に連携します。 連携させるための作業は EMUYN LLC が行います。

ご自身で書き換えていただく文章の原本は Google Drive の書類として保存します。 これを修正すると、自動的にサイトの表示が変わる仕組みです。

学術集会の発表演題のプレゼンテーション資料のアップロード先も Google Drive です。

また、デフォルトのメールアドレスも Google Mail とします。 例えば会員からのお問い合わせは、Google Mail で転送設定して各担当者へ振り分けます。

その他にも、いくつかの Google アカウントとの連携を行っています。

何らかの決済機能を利用されるには、 会費などを管理するための銀行口座が必要です。

この銀行口座を、後述の Stripe (決済代行システム) と連携させます。

Stripe は、 世界で広く利用されている インターネット向け決済インフラ であり、 スタートアップから大企業まで、あらゆる規模の多数の企業が Stripe ソフトウェアと API を使用して支払いを受け付け、入金し、オンラインでビジネスを管理しています。

非常に安定しており、個人情報管理にも問題が無く、安心して利用できるので、本システムで採用しています。

もしも、各学術団体様にて連携させる銀行口座を準備できない場合は、EMUYN LLC にご相談ください。

本システムは、EMUYN LLC が管理・運営しています。 天変地異もしくは戦争など不可抗力による場合を除いて、ご契約後5年間の稼働を保証します。

すべてのファイルは、物理的に異なる複数の場所にバックアップしてあります。 各利用者様には、ご要望に応じて、データベース上の全てのデータを、データベースを再構築可能な SQL 形式のファイルにてお渡しします。

システム全体を各使用者様の管理下のサーバーで稼働させることも可能です。 その場合には、内部マニュアルやソースコードを含め、すべての資料をお渡しします。 ソースコードの著作権は EMUYN LLC が保持するものとしますが、改変しての利用は自由です。 費用についてはご相談ください。

なお、万一、EMUYN LLC が本システムのメインテナンスを継続することができない事態に陥った場合にも、以下の対応にて、すべての機能を持続させることが可能です。

• 各利用者様には、データベース上の全てのデータを、データベースを再構築可能な SQL 形式のファイルにてお渡しします。
• システム全体を再構築するための全ファイルをオープンソースとして公開します。
• サーバーはその後5年間は稼働を継続します (サーバーをホストする業者への料金はプールしてあります)。

EMUYN 学術団体DXシステム を利用するサイトには、“EMUYN LLC (エミュイン合同会社)” および “EMUYN 学術団体DXシステム” の小さなリンクロゴが入ります。

• 当システムをホストするサーバーが天変地異などで停止し利用不可能になった場合など、サービスが一時停止もしくはサービスの提供終了を余儀なくされる場合があります。
  • エミュイン合同会社は可能な範囲でサービス提供の継続のための努力を行います。
• 当システムのご利用の結果生じた状況に対し、エミュイン合同会社はその責を負わないものとします。